Benutzer-Analyse für BIBOS IV

Task-Analysis im Bereich

bearbeiterseitiger Entlehnung

erstellt von Gernot Tscherteu

März 1995

Entlehnen

1. Ein Buch wird nach erfolgreicher Suche im OPAC bestellt. (Der OPAC selbst wird an anderer Stelle besprochen werden)

2. auf einem Drucker, der sich in der Entlehnabteilung befindet, werden die Bestellungen samt Benutzername und -nummer auf A5 Zetteln ausgedruckt.

3. Von Zeit zu Zeit sammelt der Entlehnungsbeamte die Ausdrucke ein und schickt sie - zusammen mit zurückgegebenen Büchern - mit dem Lift ins Magazin, das sich im Keller befindet. Ein Klingeln sagt dem Magazineur, daß der Lift angekommen ist.

4. Der Magazineur entnimmt die Ausdrucke und muß sie auf eine Größe von 7 x 12 cm zuschneiden. Er verwendet ein Schneidegerät, wie es in der Abb oben ersichtlich ist.

5. Anschließend holt er sich die bestellten Bücher aus dem Magazin, legt die Bestellscheine unter den Buchdeckel und schickt die Bücher in die Entlehnabteilung, wo ein Klingelsignal ertönt.

6. Der Entlehnbeamte entnimmt die Bücher und ordnet sie in einem Ablageregal alphabetisch nach Benutzernamen ein, (oder er weiß daß der Benutzer bereits auf seine Bestellungen wartet und bringt sie gleich an den Entelhnschalter.) Jeder Buchstapel gehört zu einem bestimmten Benutzer.

7. Wenn der Benutzer kommt, um seine Bestellungen abzuholen, dann fragt er zunächst, ob seine Bücher schon da sind. Der Beamte weiß meist schon, welche gekommen sind. Er kennt viele seiner Benutzer beim Namen und weiß auch deren Benutzernummer auswendig. Er geht zum Ablageregal um die bestellten Bücher zu holen (In großen Bibliotheken muß sich der Beamte bei jeder Nachfrage zum Ablageregal suchen gehen. Die Studenten wissen durch Aushänge genau, wie lange es braucht, bis ihre Bücher aus dem Magazin angekommen sind und werden angehalten nicht eher fragen zu kommen, um den Beamten unnötige Wege zu ersparen. Theoretisch könnte auch das System nach Eingabe oder Einlesen der Benutzernummer Auskunft darüber geben, ob bereits Bücher da sind, was allerdings arbeitsaufwendig zu verwirklichen und auch nicht sehr zuverlässig wäre )

8. Der Beamte entnimmt den Büchern die Bestellscheine und legt sie dem Benutzer zum Unterschreiben vor. (Oft nimmt sich der Benutzer die Bücher noch zur Ansicht in den Lesesaal, um zu entscheiden, ob er sie tatsächlich mitnehmen will.) Ansonsten unterschreibt er, während der Bearbeiter dieTitel im System entlehnverbucht. Zum Entlehnverbuchen reicht bei BIBOS - bei anderen Systemen sicher auch - die Verknüpfung der Buchnummer mit der Benutzernummer, die entweder händisch eingetippt oder eingelesen wird. DieSignatur Jahr Band. usw. müssen dann eingegeben weren, wenn der Titel noch nicht EDV-inventarisiert ist. (BIBOS zwingt den Beamten die Benutzernummer bei jedem entlehnten Werk neu einzugeben; Wenn ein Benutzer 20 Bücher mitnimmt, dann ist die Nummer 20 mal einzutragen.)

9. Die entnommenen Bestellscheine werden zusätzlich noch in eine Kartei eingeordnet, die nach Benutzern geordnet ist; jedem Benutzer werden die jeweils entlehnten Werke zugeordnet. Damit werden die nicht inventarisierten Bücher in Evidenz gehalten. Auch die inventariserten Titel werden hier erfaßt, da der Benutzer den Erhalt der Bücher mit seiner Unterschrift quittiert und man so eine Sicherstellung hat.

I. In vielen Bibliotheken gibt es, so wie in der PÄDAK Graz, weiterhin einen Zettelkatolog für jene Titel, die noch nicht im System erfaßt sind. Die Anzahl der noch nicht Erfaßten ist immer noch recht beträchtlich. Nach der Suche im Handkatalog muß der Benutzer den Bestellschein selbst ausfüllen; die Bestellscheine werden beim Entlehnbeamten eingereicht und in das Magazin geschickt. Weiterer Verflauf siehe Pkt. 5 ff.

II. In Bibliotheken, wie der UNI Wien, die BIBOS zwar OPAC-seitig aber nicht bearbeiterseitig verwenden, müssen die Bestellzettel meist weiterhin händisch ausgefüllt werden. Der Aufwand pro Buch ist beträchtlich. Gut wäre es eine Lösung auch jenen Kunden anzubieten, die weiterhin nur den OPAC einsetzen werden.

III. Bei Bibliotheken mit Freihandbereichen kommt der Benutzer mit entlehnbaren Büchern - die meist durch Etiketten als solche ausgewiesen sind - direkt zum Entlehnschalter. Es genügt die Buchnummer mit der Benutzernummer zu verknüpfen, um eine Entlehnverbuchung durchzuführen. Bestell- bzw Entlehnscheine fallen nur dort an, wo weiterhin eine Kartei geführt wird.

Rücknehmen:

1. Der Benutzer kommt mit jenen Büchern, die er zurückgeben will, zum Entlehnschalter.

2. Der Beamte gibt die Benutzernummer ein und liest bzw. tippt die Buchnummern der zurückgegebenen Titeln ein.

3. Bei Büchern, die bereits vorgemerkt sind, weist das System darauf hin; Der Bibliothekar kann das Buch nun samt Vormerkschein in das Ablageregal legen.

4. Bei bereits überfälligen bzw. gemahnten Büchern, wird die anfallende Strafgebühr vom System angezeigt. Der Benutzer darf sich kein weiteres Buch ausborgen, bis nicht alle gemahnten Bücher zuruckgegeben und die Strafgebühr bezahlt ist.

Vormerken:

1. Die Vormerkung kann nicht über den OPAC sondern muß händisch mittels Bestellschein erfolgen, der beim Entlehnbeamten abzugeben ist.

2. Die Vormerkung erfolgt über die Signatur und nicht über die Buchnummer; Zusätzlich wird natürlich noch die Benutzernummer eingegeben

3. Zusätzlich wird auch hier eine Hand-Kartei mit Vormerkungen geführt, die nach der Signatur geordnet ist.

4. Wird ein vorgemerktes Buch zurückverbucht, dann wird die Vormerkung vom System angezeigt. Die Vormerkung wird automatisch in eine Reservierung umgewandelt. Das nun reservierte Buch wird in das Ablagenregal eingelegt

5. Jeden Abend nach Schalterschluß wird ein Ausdruck all jener Bücher gemacht, die zwar reserviert aber nach dem Verstreichen ein bestimmten Frist nicht abgeholt wurden. Die Reservierung dieser Bücher wird storniert und der betreffende Bestellschein der Vormerk-Kartei entnommen. Das Buch kann nun entweder für einen anderen Benutzer reserviert werden oder aber es wird ins Magazin zurückgebracht

6. Es werden auch Verständigungen an all jene Benutzer ausgedruckt, für die eine Buch reserviert bereit liegt.

1. am Morgen jedes Arbeitstages werden die Mahnungen an all jene ausgedruckt, die die Entelhnfrist überschritten haben (es wird insgesamt dreimal gemahnt und dann wird der Fall der Finanzprokuratur übergeben.)

Verlängern:

1. Das Buch wird rückgenommen (d.h. das Buch muß zum Verlängern mitgebracht werden - In der TU Wien kann ich telefonisch verlängern)

2. Und schließlich wieder entlehnverbucht - sofern keine Vormerkung vorliegt - und dem Benutzer ausgehändigt.

1. Der Benutzer kann Bücher, die er fernleihen will, nicht am OPAC bestellen (Die Entlehnbeamten sind nicht unglücklich darüber, denn bei zu einfacher Bestellmöglichleit mittels Tastendruck würden manche vielleicht unüberlegt bestellen und die Verwaltung damit belasten.) Bestellt wird mittels der Signatur. Es wird ein eigener Bestellschein ausgefüllt.

2. Der Beamte am Schalter überprüft mit dem OPAC die Bestellung, um sicherzugehen, daß die Angaben richtig gemacht wurden um letztlich Fehlbestellungen und Mehrarbeit in der Fernleihebibliothek auszuschließen.

3. Der betreffenden Bibliothek wird eine informelle Nachricht gesandt, um das betreffende Buch anzufordern

4. Der handgeschriebene Bestellschein wird in eine eigene Kartei eingeordnet

5. Wenn das ferngeliehene Buch kommt, dann wird der Benutzer wiederum schriftlich verständigt; BIBOS bietet dabei keine automatische Unterstützung,

6. Die Entlehnverbuchung erfolgt über die Signatur.

1. Den Beamten erreicht die Nachricht, daß eine Signatur nachgefragt wird

2. Es wird ein Ausdruck der Bestellung angefertigt und die Verfügbarkeit überprüft.

3. Wenn das Buch da ist, wird es ausgehoben; wenn nicht wird es vorgemerkt.

4. Bevor das Buch zur Post gelegt wird, wird es entlehnverbucht; Als Enlehner fungiert die Bibliothek, jede Verbundbibliothek verfügt über eine Benutzernummer, sodaß sich die Entlehnung nicht von einer normalen Entlehnung unterscheidet.

5. Die Rücknahme erfolgt daher analog zu der "normalen".

1. Der Benutzer füllt ein Stammdatenblatt aus

2. Die Daten werden ins System eingetragen (Benutzercodes legen

3. Das System teilt mit, ob es bereits einen Benutzer gleichen Namens gibt

4. Um dem Benutzer auch das Arbeiten am OPAC zu ermöglichen, muß auf einer anderen Maske (Entlehnung) noch der sogenannte Lesercode eingetragen werden.

4. Hat ein Benutzer seinen Ausweis verloren, dann wird die alte Nummer gesperrt und der gesamte Prozeß bisher erneut durchlaufen.